Hoe werkt een callcenter en hoe kom je in een contact met een callcenter? Onderstaande uiteenzetting geeft de werkwijze of opzet weer van een outbound callcenter. Onderstaand voorbeeld is niet bindend en kan bij elk telemarketingbedrijf anders zijn.
1. Zoek een callcenter & vraag offerte aan
Vraag via onze website een vrijblijvende offerte aan. Je geeft in het opmerkingenveld in voor welke soort campagne ( inboud / outbound / B2B / B2C ) je een partner zoekt en wat je doelstelling is ( bvb agenda vullen voor sales, afspraken maken, staaltjes opsturen… ) . Vervolgens geef je aan of je al dan niet over een contactenlijst of database beschikt. Geeft ook aan over hoeveel contacten het gaat.
2. Intake gesprek
Aan de hand van jouw offerte-aanvraag via onze website of via de site van het callcenter zal men jou telefonisch uitnodigen om een eerste intake gesprek te voeren. Volgens jouw feedback zal het callcenter een voorstel doen hoe ze aan jouw doelstellingen kunnen voldoen. U ontvangt hierbij ook een prijsvoorstel dat je kan aanvaarden of weigeren.
3. Draai een testcampagne
Vooraleer je beslist bieden sommige telemarketingbureau’s de mogelijkheid om een testcampagne te voeren. Dit kan gratis of betalend zijn. Ben je tevreden over de resultaten, dan kan je opteren om verder te gaan met het callcenter van je keuze. Ga vooral op jouw buikgevoel af. Je dient je goed te voelen bij jouw nieuwe partner, zij gaan tenslotte een deel van de communicatie van jouw bedrijf overnemen. Sommige callcenters laten de kost van een testcampagne vallen als je met hen in zee gaat. Maar laat dit niet enkel de reden zijn dat je met hen van start gaat. Lees ook zeker onze tips hoe je callcenter kiest dat bij jouw bedrijf past.
4. Bepaal je doelgroep
Onder doelgroep bepaling verstaan we wat je doelstelling is en wie je hiervoor dient op te bellen. Over hoeveel contacten gaat het?
Wens je aan jouw bestaande klanten iets aan te bieden of ben je op zoek naar nieuwe contacten?
Wens je jouw bestaande klanten te laten bellen, dan zal je aan het callcenter een database moeten overhandigen met een lijst van al jouw klanten. Misschien wens je enkel iets aan te bieden aan jouw bestaande klanten die dit jaar nog niks gekocht hebben? Dan wordt jouw doelgroep verfijnt waarbij de laatste aankoopdatum belangrijk is. Kortom, zorg voor een juiste doelgroep voor jouw campagne. Er zijn tal van criteria in de DB waarop je kan filteren. Je kan zelf de volledige lijst van je bestaande klanten aanleveren of dit door het callcenter laten verfijnen.
5. Briefing en belscript opstellen
Eens de contactenlijst klaar is en jouw doelstellingen duidelijk zijn, zal het callcenter jou een gepast voorstel doen welke soort telemarketing van toepassing zal zijn om het doel te bereiken. Ze zullen een briefing en belscript opmaken. De briefing geeft het plan van aanpak weer, hoe en wanneer welke actie zal ondernomen worden. Dit kan een mix van telefonische ingrepen worden, eventueel afgewisseld met postmailings of e-mailverkeer. Bij elke actie kan een belscript opgemaakt worden dat weergeeft wat zal gevraagd worden aan de telefoon. Je kan al dan niet jouw feedback geven om zaken aan te passen.
6. Direct opbellen
Eens je jouw akkoord gegeven hebt, zullen de telemarketeers direct aan de slag gaan met bellen. Het callcenter zal inschatten hoeveel mensen ze dienen in te zetten om van jouw campagne een succes te maken.
7. Dagelijkse rapportage
Via callcenter software is het mogelijk dat je van achter jouw PC perfect kan inloggen op de software van het callcenter en alle rapportage kan mee volgen die in de cloud staat. Volg het aantal calls mee, het aantal afspraken die gemaakt werden, aantal onbestaande telefoonnummers, mensen die niet bereikbaar zijn, waar eventueel voicemail werd ingesproken enz… Dagelijks ontvang je via mail een rapport met de vordering van de campagnes.
8. Database verrijking
Tijdens het bellen, kan op vraag van de klant verkeerde telefoonnummers, adresgegevens, contactgegevens… verrijkt worden met juiste gegevens. Het callcenter vult dan in de bestaande database juiste data aan. Wat ook mogelijk is dankzij DB verrijking, dat er bepaalde extra data die telefonisch wordt verkregen aan de DB wordt toegevoegd. Afhankelijk van het doel van de campagne, kan extra data of dataverrijking zorgen voor een betere doelgroep met hogere conversie.
