Betalingsherinneringen en betaalopvolging via callcenter
Niets zo schadelijk voor een bedrijf als onbetaalde facturen. De opvolging van betaalherinneringen is een hels karwei. Het is ook soms moeilijk als klein bedrijf om rechtstreeks contact op te nemen met je klant met de vraag om direct te betalen omdat de vervaldatum van je factuur gepasseerd is.
Facturatie via callcenter: hoe werkt het
Vanuit je eigen facturatieprogramma stuur je een database door naar het callcenter van alle facturen die onbetaald bleven. Via deze database zal het callcenter deze klanten bellen en vragen om ze zo snel mogelijk te betalen. Werk je met een ERP programma of boekhoudprogramma? Dan kan je het callcenter misschien rechtstreeks toegang geven. Zo krijg je direct inzicht op de werking en kunnen er geen dubbele gegevens ontstaan. Je wil namelijk geen klant bellen die reeds betaald heeft.
Door dit telefonisch te doen en niet schriftelijk of via aanmaning krijgt de klant kans om verdere informatie te verschaffen waarom er niet betaald is. Want in sommige gevallen kan er wel eens iets fout lopen natuurlijk.
Het telefonisch opvolgen van betaalherinneringen is tevens ook belangrijk wanneer een klant een lopend contract heeft of regelmatig bestellingen plaatst bij je bedrijf. Je wilt zo’n klant niet verliezen. Maar onthoud dat deze klant enkel interessant blijft als hij blijft betalen.
Wanneer schakel je een callcenter in bij je facturatiedienst of boekhouding?
We raden aan om enkel een callcenter te gebruiken als je zelf al één of twee stappen gezet hebt. Zo zal de kost van het callcenter lager liggen en voorkom je late betalingen in gevolg van eigen fouten zoals het verkeerd opsturen van een factuur of foute facturatie. Je eigen boekhouder of verantwoordelijke voor de facturatie voert dan de eerste controle op de facturen uit.
Een andere manier is het volledige betalingsproces uit te besteden via een callcenter. Dit kost iets meer maar bespaart waarschijnlijk één fulltime equivalent (personeelslid) uit.
Helpt het niet om een eenvoudige betaling af te dwingen via een callcenter dan kan je ook de incasso uitbesteden aan een callcenter.
Waar let je op bij betaalherinneringen via een callcenter
Er zijn toch enkele regels die je dient te hanteren als je de facturatieopvolging uitbesteed.
Eerst en vooral moet je er voor zorgen dat enkel de klanten opgebeld worden van wie de factuur reeds enkele dagen overtijd is. De kans is groot als je een betaaltermijn van 30 dagen hanteert dat je klant jouw factuur samen met andere facturen betaald. Dit kan bijvoorbeeld op het einde van de maand zijn of op een bepaalde dag. Als je dan steeds belt net voor deze betaling doorgaat, geeft dit wrevel bij de klant en een onnodige kost bij jou.
Ook dient het callcenter te weten dat dit een eerste telefonische contact is met de klant over zijn onbetaalde factuur. De kans is reëel dat de factuur met een geldige of verklaarbare reden onbetaald bleef. Vraag dus dat ze eerst vriendelijk vragen bij de klant naar de reden.
Natuurlijk geeft dit de ruimte aan de klant om een smoesje te verzinnen omdat hij niet wou of kan betalen maar deze uitweg geeft de klant ook de kans om zonder gezichtsverlies later te betalen. Het telefonisch contact zorgt er wel voor dat de klant weet dat er een strakke opvolging heerst binnen je bedrijf en dat latere smoesjes niet zullen werken.
